Mit kell tennem bejelentésköteles képzés esetén?
A bejelentés alapján működő felnőttképzőknek egy képzés megszervezése során az alábbi kötelezettségeknek kell eleget tenniük:
- Résztvevői adatok bekérése, kezelése
- Adatszolgáltatás a képzésekről a FAR rendszerbe
- Oktatási azonosító kezelése és a résztvevő felé való tájékoztatása
- Felnőttképzési szerződés
- Tanúsítvány
- Tájékoztatási kötelezettség
- Képzési program készítése és FAR rendszerbe való feltöltése
- A képzés képzési program szerinti megszervezése
Nézzük mindezt részletesebben!
Résztvevői adatok bekérése, kezelése
A résztvevőktől az alábbi adatokat szükséges elkérni.
- Családi és utónév
- Születési családi és utónév
- Születési hely, idő
- Anyja születési családi és utónév
- Magyarországi lakcímmel nem rendelkező nem magyar állampolgár esetén ennek ténye
- Elektronikus levelezési cím
- Legmagasabb iskolai végzettség
- A képzéssel összefüggő adatok (amennyiben a képzés szempontjából releváns: végzettség, szakképesítés, szakképzettség, idegennyelv-ismeret, a képzésbe való belépésével, kilépésével, elvégzésével kapcsolatos adatok, értékelés és minősítés, fizetési kötelezettség, képzési hitel)
Az 1.-7. adatokat a FAR rendszerbe is be kell rögzíteni! A FAR rendszerből letölthető egy Excel sablon, amivel kötegelten lehet a résztvevők adatait bevinni a rendszerbe. (Új képzés rögzítése/résztvevők adatai/Letölthető import sablon)
Jelentkeztetés, adatbekérés módjai:
- Jelentkezési lapon, amit akár nyomtatva, akár emailen megküldve és visszakérve lehet kezelni. Aláírás nem szükséges.
- Elektronikus űrlapon – pl. egy Google Drive-ban létrehozott űrlap sablont kiküldve a rendszer összegyűjti az adatokat. Az így összegyűlt adatokat a FAR import sablonba átmásolva kötegelve is fel lehet tölteni a FAR rendszerbe (ld. következő pont). Az űrlap használatával a jelentkező hozzájárul az adatkezeléshez is és a felnőttképzési szerződés megkötéséhez is. Mivel a sablon utal az Adatkezelési tájékoztatóra és a Képzési tájékoztatóra, ezért azokat előre el kell készíteni.
- FAR-ból frissen exportált excel sablont a észtvevőnek meg lehet küldeni és kérni vissza kitöltve.
Adatszolgáltatás a képzésekről a FAR rendszerbe
Az adatszolgáltatási kötelezettségnek legkésőbb a képzés megkezdésének időpontját (az adatokban bekövetkezett változás esetén legkésőbb az adatváltozás keletkezését) követő harmadik munkanapig, belső képzés esetén annak a negyedévnek az utolsó napjáig kell eleget tenni, amelyikbe a belső képzés befejezésének időpontja esik.
Az alábbi adatokat kell a FAR rendszerbe rögzíteni:
- Képzés megnevezése,
- képzés jellege (cél szerint: részszakma, szakmai képzés, hatósági képzés, egyéb illetve kulcskompetenciák szerint, például: idegen nyelvi kommunikáció, digitális kompetencia, vállalkozói kompetencia),
- be kell jelölni: támogatott képzés, belső képzés, nyilvános képzés, zárt rendszerű távoktatás,
- képzés helyszíne,
- képzés kezdete, tervezett befejezése, létszáma,
- képzés díja/fő, költségviselő,
- intézményi saját (belső) azonosító.
- résztvevői adatok (lásd előző pont)
Oktatási azonosító kezelése és a résztvevő felé való tájékoztatása
A résztvevő bevitt adatait a rendszer továbbítja az Oktatási Hivatal (OH) felé és az összeveti az adatokat a központi nyilvántartással. Két lehetőség van a továbbiakban:
- Ha a résztvevő adatai pontosan megegyeznek a központi nyilvántartás adataival, akkor az OH hozzárendeli a résztvevőhöz az oktatási azonosítóját és a FAR rendszerben a résztvevői adatok közé azt feltünteti. Ha a résztvevő még nem rendelkezik oktatási azonosítóval, az OH automatikusan generál egyet neki, majd azt beteszi a FAR rendszerbe.
- Ha a résztvevő a bevitt adatok alapján nem beazonosítható (azaz nem minden adata egyezik azzal, ami az ügyfélkapuján illetve a személyi igazolványában szerepel) akkor hibaüzenetet küld a FAR rendszerben a képzőnek.
Teendők:
- Hiba esetén a résztvevővel pontosítani kell az adatait és azt javítani a FAR rendszerben. Addig, amíg a FAR nem fogadja el az adatait, a résztvevőt nem tekinti a képzési csoport résztvevőjének.
- A képző jogszabályi kötelezettsége az, hogy az oktatási azonosítójáról a résztvevőt tájékoztassa, amint az a FAR rendszerében megjelent. Javasolt ennek módját rögzíteni, azaz emailben küldeni a résztvevőnek az azonosítót és az emailt menteni.
Felnőttképzési szerződéskötés
A bejelentés alapján folyó képzéseknél nem szükséges írásban megkötni a felnőttképzési szerződést, viszont a felnőttképzési szerződés tartalmát a résztvevővel meg kell ismertetni és ezt valamilyen formában igazolni kell. Két lehetőség van:
- Írásbeli szerződés, mindkét fél által aláírva, 2 vagy 3 példányban
- Nem írásbeli szerződés aminek megkötését igazolni kell. Ennek többféle módja is lehet, a képző folyamataihoz igazítva érdemes ezt kialakítani. Lehet szóbeli szerződéskötés vagy ráutaló magatartás is, de ennek tényét javasolt valamilyen formában igazolni. Ennek kialakításában is tudunk segíteni.
Tanúsítvány
A FAR-ból automatikusan generálhatóak a tanúsítványok. A bejelentéses képzéseknél csak a résztvevő kérésére kell a tanúsítványt kiállítani, ezért célszerű előre bekérni a résztvevőktől azt, hogy kérik-e majd a Tanúsítvány kiállítását és ha igen, akkor milyen nyelven: magyar, vagy magyar-angol, vagy magyar-német nyelveken. Vállalati képzés esetén ezt célszerű a HR kapcsolattartóval egyeztetni és vele együttműködve bekérni ezt az információt.
A képzést sikeresen elvégzők tanúsítványait a képző előre le tudja tölteni, azokat aláírja, pecsételi és kiadja.
Amennyiben a képző rendelkezik elektronikus pecséttel, a vállalat nevében történő digitális aláírásra jogosult személy elektronikusan is aláírhatja a Tanúsítványokat.
Arra is lehetőség van, hogy az oktató az utolsó órán kiossza azokat a képzést sikeresen elvégzőknek.
Tanúsítvány visszatöltése a FAR-ba: A FAR rendszerben lehetőség van az aláírt Tanúsítványok feltöltésére, de ez bejelentésköteles képzések esetén nem kötelező előírás. Visszatöltés esetén aláírástól számított 2 munkanapon belül kell azt megtenni.
Saját Tanúsítvány kiadása: lehetőség van arra is, hogy a FAR tanúsítványok mellett vagy helyett saját tanúsítványt is kiadjon a képző. Ennek formáját, tartalmát nem határozza meg semmilyen előírás.
Tájékoztatási kötelezettség
A bejelentést követően az intézmény megkapja a nyilvántartási számát. Ezt mindenhol kötelező feltüntetni, így pl. a képzési dokumentumokon, a szerződéseken, a honlapon, stb. Fontos, hogy a bejelentési nyilvántartási számot (B/202…/…) bejelentésköteles képzéseknél, mígy az engedélyszámot (E/202…/…) engedélyköteles képzéseknél kell használni. Az általános anyagokon pedig mindkét szám jelenjen meg!
Képzési program készítése és FAR rendszerbe való feltöltése
2024.05.10-től lépett hatályba az az előírás, hogy a bejelentés alapján szervezett képzések esetén is kell képzési programot készíteni és feltölteni a FAR rendszerbe. Azonban ebben az esetben a képzési programot nem kell szakértővel minősíttetni.
A képzés képzési program szerinti megszervezése
A képzési programok készítésének kötelezettsége magával hozta azt is, hogy a képzést a képzési programnak megfelelően kell végrehajtani. Ezért figyelni kell arra, hogy a képzési program minden elemét a képző dokumentáltan hajtsa végre (pl. jelenléti ív vezetése, bemeneti feltételek igazolása, oktatóra vonatkozó feltételek igazolása, stb. Ezért már bejelentett képzéseke setén is szükséges a képzési programban előírt feltételeket igazoló dokumentumok vezetése (pl. jelenléti ív) vagy bekérése és hitelesítése (résztvevői és oktatói végzettségi dokumentumok).
Egyéb fontos információk:
Az adatok bekérésnek és tárolásának módja, ideje
Az adatokat lehet elektronikusan és papír alapon is bekérni és tárolni, erre vonatkozóan nincs előírás. A jogszabály csak azt köti ki, hogy ezek tárolása biztonságos legyen, és fontos, hogy megfeleljen a képző GDPR szabályainak. Az adatokat a felnőttképzési jogviszony (felnőttképzési szerződés megkötése) létrejöttétől számított 8. év utolsó napjáig kell megőrizni.
Elégedettségmérés
Az elégedettségmérés nem a képző feladata. A résztvevő számára a rendszer automatikusan kiküldi az elégedettségmérő kérdőívet (egy linket) a képzés befejezése után. A képző a határidő lejárta után 45 napon belül a saját észrevételeit is leírhatja az elégedettségméréshez.
Vállalati megrendelés esetén a szerződéskötés
Vállalati megrendelés esetén a megrendelő vállalat és a képző állapodjon meg arról, hogy melyik fél lesz a képzés szervezője, azaz melyik fél feladata lesz a képzési adatszolgáltatás. A képző az ajánlati árat is célszerűen ehhez igazítja.
- Ha a megrendelő vállalat a képzés szervezője, akkor a saját munkavállalóinak képzése belső képzésnek minősül, így egyszerűbb szabályok vonatkoznak a képzés bejelentésére. Ebben az esetben a képzővel csak oktatási tevékenységre köt megbízást, a képzőnek nincs dolga a képzés bejelentésével.
- Ha a megrendelő vállalat a képzés teljeskörű szervezésével és megvalósításával bízza meg a képzőt, így az már nem belső képzés, ezáltal a bejelentés szabályai is eltérnek. A képző kötelessége az adatkezelés, a résztvevőkkel történő szerződéskötés és a FAR bejelentés.
Nyilatkozat adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséről
Amennyiben a megrendelő vállalat a képzés teljes megszervezésével bízta meg a képzőt és a képzést költségként kívánja elszámolni, úgy a képzőnek a számla mellé egy nyilatkozatot kell mellékelni arról, hogy a képző az adatszolgáltatási kötelezettségeket teljesítette. A nyilatkozatra egyéb formai vagy tartalmai követelmények nincsenek, a nyilatkozat a számla megjegyzés rovatába is kerülhet.
Ügyfélszolgálat és panaszkezelés
Az ügyfélszolgálatra és a panaszkezelésre vonatkozó szabályokat nem a felnőttképzési jogszabályok írják elő, hanem a fogyasztóvédelmi törvény (1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről),17/A.§, 17/C. §).
Adatváltozás bejelentésének módja és határideje
Adatváltozás esetén a felnőttképző felnőttképzők nyilvántartásában szereplő adataiban bekövetkezett változást – a változásnak a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szerv által történő átvezetésének napjától számított – nyolc napon belül köteles bejelenteni a felnőttképzési államigazgatási szervnek.
Ez az alábbi adatokat érinti változás esetén:
- Alapadatok: cég neve, nyilvántartó hatóság/bíróság típusa és megnevezése, cégjegyzékszám, adószám
- Székhely és telephely adatok
- Kapcsolattartási adatok: levelezési cím, telefonszám, email cím
- Képviseletre jogosult személy adatai: viselt név, születési név, anyja neve, születési helye és ideje, állampolgársága, tisztségének megjelölése, Képviselői jogviszony kezdete és vége
- Felnőttképzési tevékenységek és szolgáltatások
A nyilvántartásban szereplő adatok a FAR felületen a bal oldalsávban található: Felnőttképzők nyilvántartása, azon belül „Nyilvántartásban szereplő adatok”. Itt érdemes ellenőrizni az adatokat.
Adatváltozás bejelentésének módja: bal menü: Felnőttképzők nyilvántartása -> Beadványok kezelése -> Adatváltozás bejelentése
Az oldalon a ceruza ikonra kattintva lehet az adatokat szerkeszteni, majd a végzést vagy egyéb igazoló okiratot feltölteni.
HA TETSZETT A CIKK ÉS HASZNOSNAK TALÁLTAD, KÉRLEK OSZTD MEG VELÜNK HOZZÁSZÓLÁSBAN!
