A felnőttképzésben két dokumentumtípusnál kötelező, hogy a képző ellenőrizze és igazolja az eredetiségét:
1. az oktatók végzettségét igazoló dokumentumok (pl. diploma, szakképesítés),
2. a résztvevők bemeneti feltételeit igazoló okmányok (pl. érettségi bizonyítvány).
Ez nem adminisztratív kényelem, hanem jogszabályból fakadó felelősség: a képző csak akkor indíthat és tarthat képzést, ha a feltételek megfelelnek az Fktv. előírásainak.
Miért kell ezeket hitelesíteni?
Mert a képző felelős azért, hogy:
- az oktató rendelkezik a képzéshez szükséges végzettséggel;
- a résztvevő megfelel a bemeneti feltételeknek;
- a képzés dokumentációja igazolható és auditálható.
Ez a felelősség nem ruházható át külső szereplőre, és nem is végezheti „bárki a cégnél”. Ebből következik:
a hitelesítést csak a képző által kijelölt, erre jogosult személy végezheti.
A hitelesítés egyszerűen:
- a képző adminisztratív felelőssége,
- amit a képző által kijelölt személy végezhet,
- és lehet hozzá belső kijelölés vagy formális meghatalmazás is, helyzettől függően.
Ki hitelesíthet? Kell hozzá meghatalmazás?
A hitelesítést az végezheti, aki a képző belső szabályzata vagy munkaköri leírása alapján erre kijelölt, vagy olyan szerepkörrel rendelkezik, amelyhez a dokumentációért való felelősség tartozik (pl. felnőttképzési szakmai vezető, adminisztrációs felelős).
Külön meghatalmazás nem kötelező, de adható, ha a feladatot nem az alapértelmezett munkaköri felelős látja el, vagy ha átmeneti helyettesítés történik.
Dokumentumot átvevő, de erre nem kijelölt személy (pl. recepciós, ügyfélszolgálatos) nem hitelesíthet.
Hogyan zajlik a hitelesítés?
A gyakorlatban ez a folyamat a következő:
- Az oktató vagy résztvevő bemutatja az eredeti okmányt.
- A képző kijelölt munkatársa összeveti azt a másolattal.
- Ráteszi a záradékot: „Az eredetivel megegyező”, aláírás, dátum.
- A dokumentum a képzési dosszié részévé válik.
A jogszabály a módszert nem részletezi, csak az eredményért vállalt felelősséget írja elő.
Más felnőttképzési dokumentumokat ki írhat alá?
Nem csak hitelesítésnél merül fel a kérdés, hanem minden olyan dokumentumnál, ahol aláírás szerepelhet:
- minőségirányítási kézikönyv
- képzési program
- vizsgalap
- tanúsítvány és a kiadáshoz tartozó dokumentumok
- oktatói szerződések, résztvevői szerződések
Ezeket az írhatja alá, akit a képző erre kijelöl – vagy aki a képző nevében joggal eljárhat.
Példák:
- A minőségirányítási kézikönyvet aláírhatja az ügyvezető, vagy az általa meghatalmazott személy.
- A vizsgalapot aláírhatja a vizsgáztató, akit a képző jelölt ki a feladatra.
- A képzési programot az intézmény képviseletére jogosult személy
Mikor kell formális meghatalmazás, és mikor elég a belső kijelölés?
Elég a belső kijelölés, ha a feladat a munkakör része, vagy a képző belső működéséhez kapcsolódó adminisztratív vagy szakmai feladat (pl. hitelesítés, jelenléti ív vezetése, vizsgalap aláírása).
Formális meghatalmazás szükséges, ha:
- valaki a képző nevében jognyilatkozatot tesz,
- szerződést ír alá (oktatóval, partnerrel, résztvevővel),
- joghatással járó dokumentumot ír alá.
Összefoglalás
Hitelesíteni csak a képző által kijelölt személy hitelesíthet.
Más felnőttképzési dokumentumokat az írhat alá, aki a képző részéről erre felhatalmazást kap – formálisan vagy belső szabályozás alapján.
Korábbi blog cikk a hitelesítésről itt:
Hitelesített másolatok a felnőttképzésben – mikor és hogyan elegendőek?
